Tietojenkäsittelysopimus

Palveluntarjoaja

Selvia (yksityinen elinkeinonharjoittaja)

Y-tunnus

3554334-7

Kotipaikka

Helsinki

Osoite

Konalantie 7, 00370 Helsinki, Suomi

Sähköposti

support@selvia.fi

Tämä sopimus on Selvian ja asiaankuuluvassa palvelusopimuksessa nimetyn yritysasiakkaan välinen.

Tätä sopimusta sovelletaan aina, kun Selvia käsittelee henkilötietoja asiakkaan puolesta ja ohjeiden mukaisesti – useimmiten asiakkaan omien asiakkaiden, toimittajien, työntekijöiden tai muiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja, jotka sisältyvät asiakkaan Selvialle toimittamaan kirjanpito-, yritys- tai asiantuntijapalveluaineistoon (esimerkiksi nimet laskuilla ja kuiteilla, tai henkilöllisyystiedot maahanmuuttopalvelutoimeksiantoa varten toimitetussa asiakirjassa). Näiden tietojen osalta asiakas on rekisterinpitäjä ja Selvia henkilötietojen käsittelijä.

Tämä sopimus ei koske henkilötietoja, joiden rekisterinpitäjä Selvia itse on – asiakkaan omaa tili- ja yhteystietoja, Selvian omaa laskutusaineistoa tai asiakkaan yhteydenpitoa Selvian tukeen. Näitä tietoja käsitellään tietosuojaselosteessa.

Käsittelyn kohde

Asiakkaan Selvialle toimittamaan kirjanpito-, yritys- ja asiantuntijapalveluaineistoon sisältyvien henkilötietojen käsittely.

Kesto

Niin kauan kuin asiaankuuluva palvelusopimus on voimassa, ja sen jälkeen vain kohdassa "Poistaminen ja säilyttäminen" kuvatulla tavalla.

Luonne ja tarkoitus

Käsittely vain sovittujen ohjelmistojen ja asiantuntijapalveluiden tuottamiseksi – kirjanpito, ALV-valmistelu ja -ilmoittaminen, laskutus, asiakirjojen tallentaminen sekä muut käyttöehdoissa ja maksuehdoissa kuvatut palvelut – ei muuhun tarkoitukseen.

Henkilötietojen tyypit

Nimet, yhteystiedot ja muut asiakkaan kirjanpitoaineistossa esiintyvät tunniste- tai tapahtumatiedot – esimerkiksi laskuilla, kuiteissa, tiliotteissa ja liiteasiakirjoissa – sekä maahanmuuttopalvelutoimeksiannon osalta henkilöllisyys- ja hakemukseen liittyvät tiedot, jotka asiakas tai asianomainen henkilö toimittaa kyseistä toimeksiantoa varten.

Rekisteröityjen ryhmät

Asiakkaan omat asiakkaat, toimittajat, työntekijät ja muut asiakkaan toimittamassa aineistossa mainitut henkilöt; maahanmuuttopalveluiden osalta toimeksiannon kohteena oleva henkilö.

• Selvia käsittelee näitä henkilötietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti – jotka annetaan käyttämällä palvelua käyttöehdoissa, maksuehdoissa ja asiaankuuluvassa palvelusopimuksessa kuvatulla tavalla – ellei Suomen tai EU:n lainsäädäntö muuta edellytä; tällöin Selvia kertoo asiasta asiakkaalle ennen käsittelyä, ellei laki sitä kiellä.
• Jokainen, jonka Selvia sallii käsitellä näitä tietoja, on salassapitovelvollinen.
• Selvia soveltaa Tietoturva ja tietosuoja -sivulla kuvattuja teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä.
• Selvia auttaa asiakasta vastaamaan näitä tietoja koskevaan rekisteröidyn oikeuksien käyttöpyyntöön siinä laajuudessa kuin se on käsittelyn luonne huomioon ottaen mahdollista.
• Selvia auttaa asiakasta täyttämään tietosuoja-asetuksen 32–36 artiklan mukaiset velvoitteensa (tietoturva, tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen, vaikutustenarvioinnit ja ennakkokuuleminen) siinä laajuudessa kuin on kohtuudella mahdollista käsittelyn luonne ja Selvian käytettävissä olevat tiedot huomioon ottaen.
• Jos Selvia saa tietää näitä tietoja koskevasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, se ilmoittaa siitä asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä.
• Asiaankuuluvan palvelun päättyessä Selvia poistaa tai palauttaa nämä henkilötiedot, paitsi tiedot, joita Selvian tai asiakkaan on lain mukaan säilytettävä – ks. kohta "Poistaminen ja säilyttäminen".
• Selvia antaa käyttöön tiedot, jotka ovat kohtuudella tarpeen näiden velvoitteiden täyttämisen osoittamiseksi, ja sallii asiakkaan tai tämän valtuuttaman auditoijan suorittaman auditoinnin, mukaan lukien tarkastuksen, kohtuullisella ennakkoilmoituksella ja tavanomaisena työaikana. Tämä täyttyy kohtuudella olemassa olevalla dokumentaatiolla – tällä sopimuksella ja Tietoturva ja tietosuoja -sivulla – paitsi jos se ei aidosti riitä esitettyyn kysymykseen.

Selvia käyttää palvelun tuottamiseen alikäsittelijäluettelossa mainittuja alikäsittelijöitä – esimerkiksi tietokannan ylläpitoon, tiedostojen tallennukseen ja asiakirjojen tekstintunnistukseen. Käyttämällä Selvian palveluita asiakas valtuuttaa Selvian käyttämään luettelossa kulloinkin mainittuja alikäsittelijöitä. Selvia asettaa jokaiselle alikäsittelijälle tätä sopimusta vastaavat tietosuojavelvoitteet ja vastaa asiakkaalle alikäsittelijän näiden velvoitteiden noudattamisesta.

Kun Selvia ottaa käyttöön uuden alikäsittelijän, joka käsittelee tätä henkilötietoryhmää, Selvia päivittää alikäsittelijäluettelon ja ilmoittaa muutoksesta sähköpostitse, jos sillä on asiakkaasta voimassa oleva yhteystieto. Asiakas, joka vastustaa muutosta perustelluista tietosuojasyistä, voi ottaa asian esiin osoitteessa support@selvia.fi ennen muutoksen voimaantuloa; jos asiaa ei voida ratkaista, asiakas voi lopettaa kyseisen palvelun käytön.

Osa alikäsittelijöistä toimii EU:n/ETA:n ulkopuolella tai voi käsitellä tietoja siellä – alikäsittelijäluettelo kertoo tämän, mikäli se on tiedossa. Kun henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, Selvia tukeutuu tietosuoja-asetuksen sallimaan suojatoimeen: Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen (mukaan lukien EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys sertifioidun alikäsittelijän osalta), komission vakiosopimuslausekkeisiin, tai alikäsittelijän omiin, jommankumman sisältäviin tietojenkäsittelyehtoihin.

Kun asiaankuuluva palvelu päättyy, Selvia poistaa tai anonymisoi vain kyseistä palvelua varten käsitellyt ja muuhun tarkoitukseen tarpeettomat henkilötiedot tilin poistamista koskevalla sivulla kuvatulla tavalla.

Selvia säilyttää kirjanpito-, ALV- ja muita tietoja, joiden säilyttämistä Suomen laki siltä edellyttää, lain mukaisen ajan, vaikka palvelu tai tili päättyisi. Tämä on Selvian lakisääteinen velvoite, ei valinta – sama säilytysvelvollisuus, joka koskee asiakkaan omaa kirjanpitoa Suomen kirjanpitolainsäädännön nojalla.

Asiakas vastaa siitä, että sillä on laillinen peruste toimittaa Selvialle antamansa henkilötiedot, ohjeidensa oikeellisuudesta sekä omista rekisterinpitäjävelvoitteistaan – mukaan lukien vastaaminen rekisteröidyn pyyntöön, johon Selvia ei yksin voi vastata, ja ilmoitusvelvoitteet, jotka laki asettaa rekisterinpitäjälle eikä käsittelijälle.

Tämä sopimus liittyy Selvian ja yritysasiakkaan väliseen sopimukseen ja tulee sen osaksi siitä hetkestä, kun asiakas hyväksyy käyttöehdot – samalla tavalla kuin maksuehdot liittyvät tilaukseen. Se tulee automaattisesti voimaan kattamansa käsittelyn osalta; erillistä allekirjoitusta ei vaadita. Asiakas, joka tarvitsee erikseen allekirjoitetun kappaleen omiin asiakirjoihinsa, voi pyytää sitä osoitteesta support@selvia.fi – allekirjoitettu kappale toistaa samat ehdot eikä luo niistä poikkeavia.

Tämä sopimus täydentää käyttöehtoja ja maksuehtoja. Jos tämä sopimus ja ne ovat ristiriidassa tämän sopimuksen kattaman tietosuojakysymyksen osalta, sovelletaan tätä sopimusta kyseisessä kohdassa.

Selvia voi päivittää tätä sopimusta, kun sen kattama käsittely, lainsäädäntö tai käytetyt alikäsittelijät muuttuvat. Olennaisesta muutoksesta ilmoitetaan samalla tavalla kuin muista Selvian ehtojen merkittävistä muutoksista.

Tätä sopimusta koskevat kysymykset tai pyyntö allekirjoitetusta kappaleesta: support@selvia.fi.