Tietosuojaseloste

Palveluntarjoaja

Selvia (yksityinen elinkeinonharjoittaja)

Y-tunnus

3554334-7

Kotipaikka

Helsinki

Osoite

Konalantie 7, 00370 Helsinki, Suomi

Sähköposti

support@selvia.fi

Selvia on tässä selosteessa kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjä.

Kun Selvia käsittelee henkilötietoja, jotka sisältyvät yrityksesi omaan kirjanpito- tai asiantuntijapalveluaineistoon – esimerkiksi asiakkaidesi tai toimittajiesi nimiä laskuillasi, tai tietoja asiakirjoissa, jotka annat meille asiantuntijapalvelutoimeksiantoa varten – Selvia käsittelee näitä tietoja henkilötietojen käsittelijänä, ohjeidesi mukaisesti, tietojenkäsittelysopimuksen nojalla.

Kaikissa tätä selostetta tai henkilötietojasi koskevissa kysymyksissä voit ottaa yhteyttä osoitteeseen support@selvia.fi.

• Selvia.fi-verkkosivustoa, mukaan lukien yhteydenottolomake ja tilin poistopyyntölomake.
• Selvia Accountingia – mobiilisovellusta ja taustajärjestelmää, jonka avulla Selvian tiimi tuottaa palvelun.
• Selvia POSia osoitteessa pos.selvia.fi.
• Selvian asiantuntijapalveluita: kirjanpito ja verotus, talousneuvonta, yrityspalvelut ja maahanmuuttopalvelut.
• Yhteydenpitoasi Selvian kanssa sähköpostitse ja sovelluksen Tuki-osiossa.

Yrityksesi oma kirjanpitoaineisto voi sisältää muiden ihmisten henkilötietoja – esimerkiksi asiakkaidesi tai toimittajiesi nimiä laskuissa ja kuiteissa. Yrityksesi vastaa näistä tiedoista omassa kirjanpidossaan; Selvia käsittelee niitä tuottaakseen palvelun sinulle.

Selvian palvelut on tarkoitettu yrityksille ja Suomessa yritystä perustaville henkilöille, ei yleisölle kuluttajina, ja vain riittävän vanhoille henkilöille, jotta he voivat tehdä sopimuksen omissa tai yrityksensä nimissä (vähintään 18-vuotiaille). Tämä seloste kuvaa henkilötietoja, joita Selvia käsittelee tässä yhteydessä.

Tili ja profiili

Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, yrityksen nimi, Y-tunnus sekä laskuillasi näkyvät pankkitilin tiedot. Jos palvelu edellyttää henkilötunnustasi, se tallennetaan salattuna.

Kirjautuminen

Selvia-tilisi sähköpostiosoite ja salasana. Salasanoja käsittelee tunnistautumispalvelumme, eikä Selvia tallenna niitä luettavassa muodossa. Jos käytät sovelluksen lukitusta, sormenjälki- tai kasvojentunnistus tehdään laitteellasi, eikä Selvia saa tunnistustietoja.

Kirjanpitoaineisto

Kuitit ja niiden kuvat, kulut, ladatut tulotilitykset, myyntilaskut ja niiden PDF-tiedostot, asiakkaidesi tiedot laskuilla, lataamasi tiliotteet ja pankkitapahtumat, ALV-kaudet ja -ilmoitukset, kirjanpidon viennit ja raportit.

Asiakirjoista luettu teksti

Kun skannaat kuitin tai lataat tulotilityksen, siitä luettu teksti ja luvut, jotka säilytetään todisteena siitä, mitä asiakirjassa luki.

Tilaus ja laskutus

Pakettisi, tilauspyyntösi ja niiden tila sekä Selvian sinulle lähettämät laskut.

Tuki

Sovelluksen Tuki-osiossa lähettämäsi viestit ja liitteet, meille lähettämäsi sähköpostit sekä meille WhatsAppissa lähettämäsi viestit.

Ilmoitukset

Laitetunnisteet, joita käytetään push-ilmoitusten toimittamiseen, itse ilmoitukset sekä ilmoitusasetuksesi.

Tekniset ja tietoturvatiedot

Mobiilisovelluksen virheraportit (tilisi sisäinen tunniste, sovelluksen versio ja laitteen tiedot), kirjanpitotietoihin tehtyjen muutosten tiedot sekä palveluntarjoajiemme ylläpitämät palvelulokit.

Verkkosivuston yhteydenottolomake

Aihe, nimesi, sähköpostiosoitteesi ja viestisi sekä lähetyksen IP-osoite ja aika, jotka sisältyvät lomakkeen Selvialle lähettämään sähköpostiin.

Tilin poistopyynnöt

Antamasi sähköpostiosoite ja nimi sekä vapaaehtoiset yrityksen nimi ja Y-tunnus, ja IP-osoitteestasi muodostettu avaimellinen tiiviste, jota käytetään vain toistuvien pyyntöjen rajoittamiseen. Itse IP-osoitetta ei tallenneta.

Asiantuntijapalvelut

Tiedot ja asiakirjat, jotka annat meille sovittua työtä varten – esimerkiksi yrityksen ja omistuksen tiedot rekisteröintiä varten tai henkilöllisyys- ja matkustusasiakirjojen tiedot ja muut tiedot, joita oleskelulupahakemus edellyttää.

Palkanlaskentapalvelu

Jos yrityksesi käyttää Selvian palkanlaskentapalvelua, Selvian palkanlaskennan tiedonkeruulomakkeella antamasi työntekijä- ja palkkatiedot. Selvia vastaanottaa nämä tiedot sähköpostitse ja säilyttää niistä varmuuskopion Selvian maksullisessa yritystason Google Workspace -tilissä – ei henkilökohtaisessa Google-tilissä.

Maahanmuuttopalveluiden asiakirjat

Maahanmuuttopalvelutoimeksiantoa varten antamasi henkilöllisyys-, hakemus- ja muut tukiasiakirjat, jotka säilytetään Selvian maksullisessa yritystason Google Workspace -tilissä (Google Drive) – ei henkilökohtaisessa Google-tilissä.

Selvia POS

Ravintolan henkilökunnan käyttäjätilit – nimi, sähköpostiosoite, rooli ja viimeisimmän kirjautumisen aika – sekä ravintolan myynti-, palautus- ja varastotiedot.

Käyttämiesi tai kanssamme sovittujen ohjelmistojen ja palveluiden tuottaminen – tilisi, itse työ, tuki ja palvelua koskevat viestit

Sopimuksen täytäntöönpano (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta)

Niiden ilmoitusten ja raporttien valmistelu ja antaminen, jotka olet pyytänyt Selviaa hoitamaan

Sopimuksen täytäntöönpano

Tilausten laskuttaminen ja Selvian oma kirjanpito

Lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta) ja sopimuksen täytäntöönpano

Kirjanpitoaineiston ja sen muutoshistorian säilyttäminen niin kauan kuin kirjanpito- ja verolainsäädäntö edellyttää, myös tilin poistamisen jälkeen

Lakisääteinen velvoite sekä oikeutettu etumme pystyä osoittamaan, mitä on kirjattu ja ilmoitettu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta)

Palveluiden tietoturva, väärinkäytösten estäminen ja virheiden korjaaminen (virheraportit, lokit, toistuvien pyyntöjen rajoittaminen)

Oikeutettu etu

Verkkosivuston kautta lähetettyihin viesteihin vastaaminen

Oikeutettu etu tai pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä toteutettavat toimet

Tilin poistopyyntöjen ja muiden tietosuojapyyntöjen käsittely

Lakisääteinen velvoite

Osa asiantuntijapalveluista – erityisesti oleskelulupa- tai muu maahanmuuttohakemus – sisältää henkilöllisyys- ja hakemusasiakirjoja. Suurin osa näistä, kuten kansalaisuus, passin tiedot ja oleskeluasema, on tavallista henkilötietoa, ei tietosuoja-asetuksen 9 artiklan tarkoittamaa erityistä tietoryhmää. Pyydämme vain ne tiedot, joita kyseinen hakemus aidosti edellyttää.

Joskus asiakirja, jonka valitset antaa meille todisteeksi tiettyä hakemusta varten, voi itsessään sisältää tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaista erityistä tietoa – esimerkiksi lääkärintodistuksen, jota tietty lupatyyppi edellyttää, tai todisteen uskonnollisesta vihkimisestä perheenyhdistämishakemusta varten. Selvia ei pyydä tällaista tietoa oletusarvoisesti. Jos se on tietyn hakemuksen kannalta aidosti välttämätöntä, Selvia pyytää erillisen, nimenomaisen suostumuksesi kyseisen asiakirjan säilyttämiseen ja käyttöön tätä tarkoitusta varten, ennen kuin se hyväksytään osaksi toimeksiantoa.

Emme myy henkilötietoja emmekä käytä niitä mainontaan. Selvia ei tee yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla on sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia: asiakirjoja lukevat toiminnot ehdottavat arvoja, jotka ihminen tarkistaa.

• Sinulta itseltäsi ja henkilöiltä, jotka valtuutat toimimaan yrityksesi puolesta.
• Lataamistasi tai meille lähettämistäsi asiakirjoista.
• Palveluiden käytöstä sekä Selvian tiimin työstä, kun se tuottaa sinulle palvelua.
• Julkisista rekistereistä, kuten yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ), kun yrityksen tietoja tarkistetaan.

Jaamme henkilötietoja vain siltä osin kuin palveluiden tuottaminen edellyttää. Seuraavat palveluntarjoajat käsittelevät niitä Selvian puolesta:

Supabase

Selvia Accountingin ja Selvian taustajärjestelmän tietokanta, kirjautuminen ja tiedostojen tallennus sekä Selvia POSin tietokanta ja kirjautuminen. Selvia Accountingin tietokanta sijaitsee EU:ssa (Irlannissa); Selvia POSin tietokanta sijaitsee EU:ssa (Ruotsissa).

Vercel

Selvia.fi-sivuston ja sovelluksen sekä taustajärjestelmän käyttämien palvelintoimintojen ylläpito.

Google Cloud (Document AI)

Tekstin lukeminen lataamistasi kuiteista ja tulotilityksistä.

Google Firebase

Push-ilmoitusten toimittaminen (Firebase Cloud Messaging) ja mobiilisovelluksen ensisijaisena järjestelmänä puhelimella tai tabletilla virheraportit (Crashlytics).

Sentry

Varajärjestelmä mobiilisovelluksen kaatumisdiagnostiikalle, käytössä vain istunnossa, jossa Firebase itse ei käynnisty, sekä käytössä sovelluksen selainpohjaisessa versiossa. Ei koskaan käytössä samanaikaisesti Firebase Crashlyticsin kanssa.

Google Workspace

Selvian maksullinen yritystason sähköposti- ja tiedostonhallintaympäristö, jota käytetään palkanlaskennan tiedonkeruulomakkeella lähetettyjen tietojen vastaanottoon ja varmuuskopiointiin sekä maahanmuuttopalvelutoimeksiantoa varten annettujen asiakirjojen säilyttämiseen.

Resend

Selvian palveluista lähetettävät sähköpostit – esimerkiksi asiakkaillesi lähettämäsi laskut ja verkkosivuston yhteydenottolomakkeen viestit.

Katso alikäsittelijäluettelosta tarkempi kuvaus kunkin palveluntarjoajan roolista, mukaan lukien suojatoimi, jota sovelletaan, jos palveluntarjoaja toimii EU:n/ETA:n ulkopuolella.

Henkilötietoja luovutetaan myös Verohallinnolle ja muille viranomaisille, kun annamme tai toimitamme jotakin pyynnöstäsi tai kun laki sitä edellyttää. Apple ja Google jakelevat mobiilisovellusta omien ehtojensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

Jos otat Selviaan yhteyttä WhatsAppissa, keskustelu käydään WhatsApp-sovelluksen kautta, samoin kuin mikä tahansa muu Selvialle lähetetty viesti tai puhelu. Meillä ei ole automaattista järjestelmää, joka vastaanottaisi WhatsApp-viestien tietoja, eikä WhatsApp/Meta käsittele Selvian palveludataa puolestamme.

Osa edellä mainituista palveluntarjoajista toimii Yhdysvalloissa tai voi käsitellä tietoja EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolella – alikäsittelijäluettelo kertoo tämän, mikäli se on tiedossa. Kun henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, siirto perustuu tietosuoja-asetuksen sallimaan suojatoimeen, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen (mukaan lukien EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys sertifioitujen yritysten osalta) tai komission vakiosopimuslausekkeisiin.

Voit pyytää lisätietoja näistä suojatoimista osoitteesta support@selvia.fi.

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan edellä kuvattuihin tarkoituksiin tai kuin laki edellyttää.

• Kirjanpitoaineistoa ja sen muutoshistoriaa säilytetään suomalaisen kirjanpito- ja verolainsäädännön edellyttämät ajat. Säilytysaika riippuu aineiston lajista, joten se ei ole sama kaikille asiakirjoille. Aineisto säilytetään, vaikka tili poistettaisiin.
• Profiili- ja kirjautumistiedot säilytetään niin kauan kuin tilisi on olemassa. Kun tili poistetaan, ne poistetaan tai anonymisoidaan tilin poistamista koskevalla sivulla kuvatulla tavalla.
• Tukiviestit: kirjoittamasi teksti poistetaan, kun tilisi poistetaan. Keskustelun tiedot sekä liitteet, jotka ovat kirjanpitoaineistoa, säilytetään kirjanpitoaineiston mukana.
• Push-ilmoitusten laitetunnisteet, ilmoitukset ja ilmoitusasetukset poistetaan, kun tilisi poistetaan.
• Verkkosivuston yhteydenottolomakkeella lähetetyt viestit säilytetään Selvian sähköpostissa niin kauan kuin niitä tarvitaan yhteydenoton ja mahdollisen sitä seuraavan asiakassuhteen hoitamiseen.
• Palkanlaskentatietoja säilytetään niin kauan kuin yrityksesi palkanlaskennan hoitaminen ja Suomen kirjanpito-, vero- ja työlainsäädännön palkka- ja maksutietoja koskevat säilytysajat edellyttävät. Sähköpostikopio ja Selvian Google Workspace -tilissä säilytettävä varmuuskopio säilytetään vain niin kauan kuin tämä tarkoitus edellyttää, ei toistaiseksi.
• Maahanmuuttopalvelutoimeksiantoa varten annetut asiakirjat säilytetään Selvian Google Workspace -tilissä niin kauan kuin toimeksianto edellyttää ja niin kauan kuin on tarpeen osoittaa, mitä puolestasi tehtiin, minkä jälkeen ne poistetaan.
• Tilin poistopyynnöt säilytetään tietona pyynnöstä ja sen käsittelystä.
• Virheraportit säilytetään kyseisessä raportissa käytetyssä virheraportointipalvelussa asetetun ajan.

Pääsyä tietoihin rajoitetaan käyttäjätilin, roolin ja tietokannan käyttöoikeussääntöjen avulla, yhteydet on salattu, ja kirjanpitotietoihin tehdyistä muutoksista jää muutoshistoria. Mikään verkkopalvelu ei voi luvata ehdotonta tietoturvaa. Toimenpiteet kuvataan tarkemmin Tietoturva ja tietosuoja -sivulla.

Tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on oikeus:

• saada pääsy henkilötietoihisi ja kopio niistä;
• saada virheelliset tiedot oikaistuksi;
• saada tietosi poistetuiksi, jos laki ei edellytä niiden säilyttämistä;
• rajoittaa käsittelyä tietyissä tilanteissa;
• vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme;
• saada meille antamasi tiedot koneluettavassa muodossa, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja on automaattista;
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen support@selvia.fi. Saatamme ensin joutua varmistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa; jos pyyntö on monimutkainen, tietosuoja-asetus sallii määräajan pidentämisen, ja kerromme sinulle, jos niin käy.

Jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle: tietosuoja.fi.

Voit poistaa Selvia-tilisi Selvia-sovelluksessa tai pyytää poistamista tilin poistamista koskevalla sivulla, jos et voi käyttää sovellusta. Poistaminen poistaa tai anonymisoi profiilisi, kirjautumistietosi, laitteesi, ilmoituksesi ja tukiviestiesi tekstin.

Tilin poistaminen ei poista kirjanpito- ja veroaineistoa, jonka säilyttämistä laki edellyttää – kuten laskuja, kuitteja, ALV-tietoja ja kirjanpidon vientejä. Niitä säilytetään vaaditun ajan, niitä ei enää liitetä henkilökohtaiseen profiiliisi, ja ne pysyvät saman suojauksen piirissä. Toiminimen kohdalla aineiston yritystiedot voivat edelleen yksilöidä sinut.

Julkinen selvia.fi-verkkosivusto ei käytä analytiikka-, mainos- tai seurantaevästeitä eikä aseta evästeitä kävijöille. Siksi sivustolla ei ole evästeilmoitusta.

Selvia-mobiilisovellus tallentaa kirjautumisistuntosi ja asetuksesi laitteellesi, jotta sovellus toimii. Selvian henkilökunnan taustajärjestelmä käyttää evästeitä, jotka ovat välttämättömiä henkilökunnan kirjautumiselle.

Jos lisäämme sivustolle tulevaisuudessa vapaaehtoisia analytiikka- tai markkinointitekniikoita, pyydämme suostumuksesi ennen niiden käyttöä ja päivitämme tämän selosteen.

Selvian palvelut on tarkoitettu yrityksille ja vähintään 18-vuotiaille henkilöille, jotka toimivat omissa tai yrityksensä asioissa. Niitä ei ole suunnattu lapsille, eikä Selvia tietoisesti käsittele lapsen henkilötietoja.

Päivitämme selostetta, kun palvelumme tai lainsäädäntö muuttuvat. Sivun yläosan päivämäärä kertoo uusimman version. Jos muutos on merkittävä, kerromme siitä asiakkaille myös sovelluksessa tai sähköpostitse.

Tietosuojaa tai henkilötietojasi koskevat kysymykset: support@selvia.fi.